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mardi 6 novembre 2012

Comment se désintoxiquer de sa boite mail par Alexis Blandin

Alexis Blandin, consultant Social Business chez Synergie Informatique partage son expérience sur son parcours de "désintoxiquation " de sa boîte mails  et les 15 règles de sa guérison 

Vous croulez sans doute sous un amas de mails. L’essor du Web 2.0, des réseaux sociaux n’arrange pas la donne : toujours plus de notifications, de spams, d’informations à ingérer. C’est l’overdose assurée !
La saturation est telle que 28% du temps de travail est consacré à la lecture ou la rédaction de mails. Ajoutez à cela le stress généré par la sensation de perte de contrôle, l’incapacité à se concentrer, etc. etc

En synthèse :

Règle n°1. Arrêtez de répondre aux mails . Plus vous produirez de mails et plus vous en aurez en retour.

Règle n°2. Évitez de passer trois heures à écrire un superbe mail. Soyez synthétique, indiquez clairement l’objet de votre mail … dans la case objet !

Règle n°3. Faites suivre un mail avec le plus d’informations dans l’objet du mail 

Règle n°4. Fermez votre client de messagerie ! Ne l’ouvrez qu’à heures fixes

Règle n°5. Vous perdez naturellement trop de temps à traiter des mails... les soi-disant urgences peuvent souvent attendre.

Règle n°6. Oubliez vos dossiers, vos classements, vos documents. 

Règle n°7. Le moteur de recherche intégré à votre messagerie existe

Règle n°8. N’envoyer pas de pièces jointes avec vos mails. Préférez des systèmes de partage

Règle n°9. Utilisez des règles de classement automatique, les indicateurs de suivi et autres codes couleurs. 

Règle n°10. Un bon mail est un mail qu’on lit et que l’on supprime dans l’instant. 

Règle n°11. Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas

Règle n°12. Utilisez un antispam

Règle n°13. Supprimez les alertes sonores ou du type popup.

Règle n°14. Déconnectez tous les rappels possibles et inimaginables (mails, réseaux sociaux, etc.). 

Règle n°15. Ne devenez pas esclave de votre boite mail. Celle-ci peut vite devenir une liste de tâches contrôlée par vos collègues. Ne répondez pas aux mails du type « tu ne pourrais pas … » ? Laissez du temps aux autres pour répondre.  Ne succombez pas à l’urgence permanente. 

Retrouvez le billet de blog complet d'Alexis Blandin
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